Làm thế nào để sử dụng Macro?

Macro là tập hợp các hành động được lưu tuần tự, như gắn thẻ cuộc hội thoại, gửi bản ghi email, gửi tệp đính kèm, v.v.

Với tư cách là nhân viên hỗ trợ, bạn sẽ thấy rằng mình cần phải lặp lại cùng một loạt hành động thường xuyên. Dưới đây là ví dụ: Bất cứ khi nào bạn nhận được yêu cầu demo, bạn chỉ định nhóm Bán hàng gửi tin nhắn về cách đặt chỗ, thêm thẻ Bán hàng và tạm dừng cuộc hội thoại. Hoặc bất cứ khi nào bạn nhận được thư rác, bạn sẽ gửi cùng một thông báo về việc họ đã đến nhầm địa điểm, gán thẻ Thư rác và kết thúc cuộc hội thoại.

Thực hiện tất cả những hành động này từng bước một và nhiều lần trong ngày có thể gây mệt mỏi và tốn thời gian. Thay vào đó, bạn có thể tạo Macro để nó tự chạy tập hợp các hành động.

Hướng dẫn này sẽ giải thích, kèm theo các ví dụ, cách tạo Macro – (Riêng tư hoặc Công khai) – và cách sử dụng chúng.

Làm cách nào để tạo macro?

Bước 1. Đi tới Cài đặt → Macros → "Thêm macro mới".

Bước 2. Bạn sẽ thấy màn hình thiết lập macro. Tại đây, bạn có thể tạo một luồng hành động phải được thực hiện khi macro này được gắn cho khách hàng. Đặt tên cho Macro và chọn kiểu hiển thị

Bạn có thể bắt đầu bằng cách chọn một hành động từ danh sách thả xuống. Các hành động có sẵn được hiển thị dưới đây.

Chọn một hành động và thiết lập nó cho phù hợp. Khi hoàn tất, tiếp tục thêm nhiều hành động khác.

Bước 3. Đặt mức độ hiển thị cho macro của bạn. Nếu bạn tạo nó cho mục đích sử dụng cá nhân, hãy đặt "Riêng tư". Nếu bạn muốn nhóm của mình có thể sử dụng nó, hãy đặt chế độ hiển thị thành "Công khai".

Bước 4. Nhấp vào nút "Lưu Macro" ở phía dưới.

Macro của bạn đã sẵn sàng để sử dụng!

Làm cách nào để kích hoạt macro?

Bước 1. Vị trí phần "Macro" sẽ nằm ở thanh tác vụ bên phải của cửa sổ hội thoại. Nhấp vào dấu cộng để hiện danh sách các macro được tạo – bao gồm cả macro riêng tư và công khai.

Bước 2. Xem trước macro nếu bạn không chắc chắn về các hành động mà nó sẽ thực hiện. Để xem trước, bấm vào biểu tượng ⓘ. Nó sẽ bật lên bản xem trước của các hành động được đặt trong macro đó.

Bước 3. Thực thi macro bằng cách nhấp vào nút "Thực thi". Điều này sẽ tự động thực hiện tất cả các hành động theo trình tự đã tạo. Bạn sẽ có thể xem các thông báo thành công tương ứng cho các hành động khác nhau.

Làm cách nào để chỉnh sửa hoặc xóa macro?

Để chỉnh sửa hoặc xóa macro, hãy mở danh sách macro bằng cách truy cập Cài đặt -> Macros. Tìm macro và sử dụng nút chỉnh sửa hoặc xóa tương ứng, như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới.